Privacyverklaring De Entertainment Fabriek

De Entertainment Fabriek is een handelsnaam van de eenmanszaak Tristan Zwaan, gevestigd te Breukelen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 78315204.

De Entertainment Fabriek is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.

Afhankelijk van het contact en de dienst kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfs- of organisatienaam en functie, waar relevant;
• aanvraag- en boekingsgegevens;
• datum, tijd, locatie en de afgenomen dienst;
• boekingsnummer;
• afspraken, wensen en correspondentie;
• factuur- en betaalgegevens;
• relevante gegevens over kinderen (zie punt 4);
• communicatiegegevens (bijvoorbeeld e-mail en app-berichten);
• nieuwsbriefgegevens, als je je daarvoor aanmeldt;
• foto- en videomateriaal, voor zover van toepassing (zie punt 5).

Voor teamleden en artiesten verwerken wij daarnaast gegevens die nodig zijn voor de inzet en de uitbetaling, zoals contactgegevens, geboortedatum, IBAN, gegevens van een noodcontact en — alleen als een teamlid dit zelf opgeeft — beperkte informatie over dieet of gezondheid die voor een veilige inzet van belang is.

Gegevens over kinderen kunnen onder andere zijn: naam, leeftijd, school, hobby's en interesses, voorkeuren, informatie over broertjes of zusjes en informatie waarmee de artiesten tijdens het bezoek rekening kunnen houden. Wij vragen dit uitsluitend voor zover relevant en noodzakelijk voor de opdracht.

• Aanvragen en boekingen — uitvoering van de overeenkomst of het nemen van precontractuele stappen op jouw verzoek.
• Administratie en facturatie — het voldoen aan een wettelijke verplichting.
• Communicatie, beveiliging en bedrijfsvoering — uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang bij een goede en veilige dienstverlening, waar dat passend is.
• Nieuwsbrief — jouw toestemming. Aanmelding is vrijwillig en wordt, waar vereist, apart gevraagd.

De nieuwsbrief is nooit verplicht om een boeking te kunnen doen en wordt niet gekoppeld aan het accepteren van de algemene voorwaarden.

Bij bepaalde opdrachten verwerkt De Entertainment Fabriek persoonsgegevens over kinderen, bijvoorbeeld om een Sinterklaasbezoek persoonlijk voor te bereiden.

De Entertainment Fabriek beperkt dit tot informatie die voor het bezoek noodzakelijk is.

Wij vragen niet actief om medische diagnoses of andere gevoelige gegevens wanneer deze niet noodzakelijk zijn. In onze formulieren vragen wij hier uitdrukkelijk niet om.

Degene die gegevens over kinderen verstrekt, wordt gevraagd dit alleen te doen wanneer diegene bevoegd is om deze gegevens met De Entertainment Fabriek te delen.

Toegang tot gegevens over kinderen wordt beperkt tot personen die deze voor hun taak nodig hebben.

Toestemming voor promotioneel beeldmateriaal staat los van de boeking.

Waar toestemming nodig is, vragen wij deze afzonderlijk.

Toestemming voor promotioneel beeldmateriaal is nooit verplicht om De Entertainment Fabriek te kunnen boeken.

Als er meerdere volwassenen of kinderen op het beeldmateriaal staan, kan aanvullende toestemming nodig zijn.

Toestemming kan, waar van toepassing, later worden ingetrokken.

De Entertainment Fabriek verkoopt persoonsgegevens niet als handelswaar.

Voor onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor hosting en database, e-mailverzending, zakelijke e-mail, opslag, betalingen, en boekhouding en administratie. Wij delen met deze partijen alleen persoonsgegevens voor zover dat nodig is, en maken waar nodig passende afspraken met hen over de omgang met persoonsgegevens.

Partijen die op dit moment relevant kunnen zijn:

• Railway — hosting van onze online boekingsomgeving en database.
• Resend — verzending van e-mails (zoals bevestigingen, voorstellen en herinneringen).
• MijnDomein — domeinregistratie en zakelijke e-mail.
• Google — onder meer opslag en interne werkprocessen (bijvoorbeeld Google Drive).
• Mollie — afhandeling van betalingen.
• een boekhoud- en administratieomgeving voor onze financiële administratie.

Deze opsomming kan wijzigen; de actuele versie staat altijd op onze website.

Teamleden en artiesten krijgen uitsluitend de persoonsgegevens die zij voor hun specifieke inzet nodig hebben.

Wij hanteren de volgende uitgangspunten:

• Persoonlijke gegevens over kinderen — uiterlijk 3 maanden na de daadwerkelijke uitvoering van de opdracht.
• Niet-doorgegane aanvraag — uiterlijk 1 jaar nadat definitief duidelijk is geworden dat de aanvraag niet doorgaat.
• Operationele boekingsgegevens — in beginsel uiterlijk 2 jaar na de daadwerkelijke uitvoering.
• Financiële en fiscale gegevens — de wettelijke bewaartermijn, voor de relevante fiscale administratie in beginsel 7 jaar.
• Nieuwsbrief — tot je afmelding. Na afmelding kan een minimaal afmeld- of onderdrukkingsrecord bewaard blijven om te voorkomen dat je opnieuw ongewenst wordt toegevoegd.
• Foto en video — hiervoor geldt geen vaste automatische verwijdertermijn; dit kent een eigen proces.

Financiële en fiscale gegevens bewaren wij gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijnen. Deze gegevens kunnen daarom langer worden bewaard dan andere gegevens die bij een boeking horen.

Je hebt onder de AVG onder andere recht op:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens, waar van toepassing;
• het intrekken van eerder gegeven toestemming.

Privacyverzoeken kun je richten aan info@de-entertainmentfabriek.nl.

De Entertainment Fabriek neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen en beperkt de toegang zoveel mogelijk tot mensen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben. De boekingsomgeving is uitsluitend via een beveiligde verbinding (HTTPS) bereikbaar en de toegang voor beheer en teamleden is met een persoonlijk account beveiligd.

Onze website en online boekingsmodule maken alleen gebruik van functionele en noodzakelijke cookies. Deze cookies zijn nodig om onderdelen van onze website en boekingsomgeving goed en veilig te laten functioneren, bijvoorbeeld voor het inloggen in afgeschermde onderdelen.

Wij gebruiken op dit moment geen analytische cookies, trackingcookies, advertentiecookies of socialmediapixels.

Voor de functionele cookies die wij gebruiken is geen toestemming vereist. Daarom tonen wij op dit moment geen cookiebanner.

Als wij in de toekomst andere soorten cookies of vergelijkbare technieken gaan gebruiken, passen wij deze privacyverklaring en waar nodig onze toestemmingsprocedure daarop aan.

Sommige van onze dienstverleners kunnen persoonsgegevens (mede) buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, bijvoorbeeld bij e-mailverzending. Waar dat gebeurt, zorgen wij dat er een geldige grondslag en passende waarborgen zijn, zoals de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie.

Heb je een klacht over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via info@de-entertainmentfabriek.nl. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De Entertainment Fabriek kan deze verklaring wijzigen bij veranderingen in de dienstverlening, systemen, leveranciers of wetgeving. De actuele versie staat altijd op onze website.